Организация может внести наличные деньги на свой банковский счет, сдав их в кассу банка по объявлению на взнос наличными (п. 1 Письма Банка России от 21.11.2011 N 167-Т, п. п. 2.4, 3.1 Положения N 318-П).
На работника, который повезет деньги в банк, надо оформить доверенность на сдачу наличных в банк (п. 3.1 Положения N 318-П).
При выдаче ему наличных из кассы организации в строке "Основание" РКО укажите "Для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)".
Объявление на взнос наличными можете заполнить заранее и отдать работнику, который будет сдавать наличные. Также он может заполнить его сам прямо в кассе банка. А в некоторых банках их сотрудники сами заполняют этот документ.
Объявление на взнос наличными состоит из объявления, квитанции и ордера. Квитанцию кассир банка отдаст вам при приеме наличных, а объявление и ордер оставит себе (п. 1.8.6 Положения N 385-П). Большинство реквизитов во всех частях объявления называются и заполняются одинаково. Приведем правила для реквизитов, которые заполняет клиент банка, т.е. ваша организация (Приложение 3 к Указанию N 3352-У, п. 1.7.2 Положения N 385-П, п. 3.1 Положения N 318-П).
Название, N поля |
Что указывается |
Дата сдачи наличных в банк |
|
От кого (6) |
Ф.И.О. вносителя денег (тот же, кто в РКО) |
Получатель (7) |
Название вашей организации |
ИНН вашей организации |
|
Счет N (9), КРЕДИТ счет N (15), Для зачисления на счет(а) (17) |
Номер счета, на который вносятся наличные |
Наименование банка-вносителя (10) |
Название банка (в т.ч. название или номер филиала или отделения), в котором у вас принимают наличные |
БИК банка, в котором у вас принимают наличные |
|
Наименование банка-получателя (12) |
Название банка (в т.ч. название или номер филиала, отделения), в котором у вас открыт счет |
БИК банка, на счет в котором вы вносите наличные |
|
Сумма цифрами (16), Сумма (суммы) цифрами (18), |
Сумма наличных цифрами |
Символ (19) |
Символы, означающие источник поступления денег (цифрами), в соответствии с Указанием Банка России N 2332-У |
Сумма прописью (21) |
Сумма наличных прописью. Оставшееся свободное место прочеркивается двумя линиями или вслед за суммой прописью без оставления свободного места указывается слово "руб." |
Источник поступления (23) |
Название источника поступления наличных, соответствующее символам, указанным в поле "Символ" |
Вноситель (24) |
Подпись вашего работника - вносителя наличных, чьи Ф.И.О. указаны в поле "От кого" |
Остальные поля в объявлении на взнос наличными заполняет банк.
Пример. Заполнение объявления на взнос наличными
19 ноября 2015 г. кассир ООО "Алтай" (ИНН 7710616450) Олег Эдуардович Рябинкин сдал в банк АКБ "Инвестторгбанк" (ПАО) (Бауманский филиал, БИК 044583267) наличные деньги (поступления от продажи товаров) в сумме 1 200 000 руб. для внесения на счет ООО "Алтай" N 40702810800190000175 в том же отделении банка. Объявление на взнос наличными он заполнил так:
Сдачу наличных денег в банк отразите проводкой.
Несмотря на все большее распространение безналичных расчетов, в том числе по операциям с сотрудниками, в практике работы предприятия сохраняются ситуации, когда не обойтись без выдачи наличных денег из кассы. Такая важная операция подразумевает заполнение расходного кассового ордера (РКО). Кроме организаций, с РКО в последнее время столкнулись и многие индивидуальные предприниматели, особенно работающие с наличной выручкой.
Пути выбытия наличных
Заполнение расходного кассового ордера может производиться, например, в следующих случаях:
— при выдаче наличных в подотчет работникам предприятия на хозяйственные нужды и командировочные расходы;
— при выдаче займа работнику наличными;
— выплата заработной платы;
— сдача наличных в банк;
— возмещение работнику перерасхода по авансовому отчету и т.п.
Форма расходного кассового ордера
Вне зависимости от того, по каким основаниям выбывают наличные из кассы, их выдача оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, по ОКУД 0310002). Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. №88.
Бланк расходного кассового ордера условно можно разделить на несколько частей:
— в верхней части бланка приводится наименование организации, коды, название документа «Расходный кассовый ордер», его номер и дата;
— табличная часть содержит информацию о корреспонденции счетов и сумме цифрами;
— под табличной частью располагается блок текстовой информации: кому выдаются наличные, основание (содержание операции), сумма прописью (соответствует сумме цифрами табличной части), приложение;
— в нижней части документа располагаются подписи: руководителя, главного бухгалтера. Здесь же при получении наличных лицо, которому они выдаются, пишет прописью сумму, ставит дату и подпись, а также указываются паспортные данные получателя. Все это заверяется подписью кассира.
Кому и зачем выдали
Под таблицей указывается, кому выдаются наличные, например:
— для зачисления на расчетный счет в ОАО «Альфа-банк» через кассира Волкову И.О.;
— Степанову Михаилу Никифоровичу (при выдаче подотчетному лицу);
— Ромашкину Петру Григорьевичу (при выдаче на командировку)
— Кошкину Александру Сергеевичу (выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды) и т.д.
В строке «Основание» приводится содержание хозяйственной операции, например (в скобках приведены соответствующие проводки для табличной части документа):
— частичная сдача выручки от реализации товара (Д51-К50);
— аванс на закупку канцтоваров (Д71-К50);
— на командировочные расходы (Д71-К50);
— перерасход по командировке (Д71-К50);
— выдача заработной платы (Д70-К50);
— предпринимателю на личные нужды (Д84-К50)
Приложение:
— квитанция к объявлению на взнос наличными №12 от 19.01.2015 г.;
— заявление Степанова М.Н. от 19.01.2015 г. №2;
— приказ №7 от 19.01.2015 г.;
— авансовый отчет №1 от 19.01.2015 г.;
— расчетно-платежная ведомость от 19.01.2015 г. №2.
Обратите внимание, что при выдаче средств подотчетному лицу на хозяйственные нужды работник обязательно пишет заявление (форма произвольная, указывается сумма и цель выдачи). На заявлении руководитель ставит свою визу: Разрешаю в сумме … на срок …, подпись и дата.
Бланк расходного кассового ордера можно .
Образец заполнения РКО:
Процедура составления
Составленный бухгалтером и подписанный руководителем РКО поступает к кассиру, который выдает наличные:
— получателю, который указан в РКО по предъявленному им паспорту;
— доверенному лицу получателя по доверенности и его паспорту (другому документу, удостоверяющему личность).
Сначала кассир подготавливает сумму к выдаче, затем передает получателю РКО, в котором тот пишет сумму прописью, ставит дату и расписывается. Далее кассир пересчитывает подготовленную сумму к выдаче на глазах получателя и производит выдачу. Получатель самостоятельно пересчитывает наличные под наблюдением кассира. После выдачи кассир подписывает РКО.
Если деньги получены по доверенности, то она прикладывается к РКО.
При составлении РКО на сдачу наличных в банк есть одна особенность в процедуре составления. Если вы обратите внимание на образец заполнения РКО, приведенный выше, то увидите, что в Приложении мы должны записать номер и дату объявления на взнос наличными. Однако этот документ составляется в банке. Только в банке становится известен номер квитанции (которая является частью объявления).
Поэтому сначала перед поездкой в банк составляется первоначальный бланк РКО, без заполнения поля «Приложение». Кассир дописывает от руки сумму полученных наличных прописью, ставит дату и подпись. А по возвращению из банка с квитанцией документ дозаполняется.
Особенности у ИП
С 1 июня 2014 года вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Согласно этому Указанию для ведения кассовых документов ИП введен ряд упрощений.
ИП могут не составлять РКО на операции с собой:
— выдача денег на личные нужды ИП,
— выдача денег ИП из кассы для внесения на расчетный счет.
По-прежнему нужно составлять РКО на операции с прочими лицами, например:
— выдача денег подотчетному лицу,
— выплата заработной платы (или оплаты по договорам ГПХ) из кассы.
О том, как заполняется верный спутник РКО — приходный кассовый ордер, . Об особенностях заполнения кассовых документов для ИП . И не забудьте о лимите расчетов наличными — ь.
А вам приходилось проводить заполнение расходного кассового ордера? Возможно, у вас есть вопросы по этому документу? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Когда компания сдает деньги в банк для зачисления на расчетный счет через инкассаторов, то они, принимая наличные, не ставят свои подписи в расчетно-кассовом ордере (РКО). А если организация не пользуется услугами инкассаторских служб и наличные отвозит в банк один из ее работников? Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы? Должны ли там быть Ф.И.О., паспортные данные и подпись этого сотрудника? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному.Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими – нежелательно.
Способ 1. Неправильный и опасный: в РКО вообще нет упоминания о физлице, которое отвозит деньги
При таком способе строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название кредитной организации. В строке «Основание» пишут: «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».
Обычно бухгалтеры объясняют этот подход тем, что указывают в ордере проводку «Дебет 51 – Кредит 50». Она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть бухгалтеры считают, что деньги по такому ордеру выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная квитанция кредитной организации.
Данный способ неправильный, поскольку нарушаются следующие правила составления РКО и выдачи денег из кассы.
Во-первых, в РКО должны быть указаны Ф.И.О. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, а также должна стоять его подпись. Это требование не только п. 4.2 Положения о порядке ведения кассовых операций (утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение), но и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь данный ордер – это первичный документ.
Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму прописью (п. 4.3 Положения).
В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из кассы (п. 4.2 Положения, п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это значит, что реквизиты квитанции банка в строке «Приложение» в ордере не могут служить заменой подписи получателя. Ведь квитанция появляется позже – когда банк примет денежные средства.
Поясним, чем опасен описанный способ.
Если все деньги или их часть по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал (всякое бывает). В такой ситуации доказать обратное кассиру будет нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.
Злоупотребления также могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму большую, чем выдал работнику.
Этот способ безопасен только в одном случае – если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.
Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета по форме № КО-5.
Способ 2. Неправильный, но безвредный: работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет
По возвращении из кредитной организации работник составляет авансовый отчет (АО) и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть Ф.И.О. человека, от которого приняты деньги).
В РКО указывают проводку «Дебет 71 – Кредит 50», а на дату зачисления денег на счет делают запись «Дебет 51 – Кредит 71».
Бухгалтеры, которые применяют такой способ, используют следующие аргументы.
Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ – АО, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.
Однако данный подход – неверный. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы – то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги) (п. 4.1 Положения). А при сдаче наличных в банк деньги не расходуются. Они остаются у организации, просто меняя свое место нахождения с кассы на расчетный счет.
Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат самому сотруднику), неверный.
Вместе с тем способ безвредный. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег, как находящихся под отчетом, нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут именно с этим сотрудником.
Способ 3. Предпочтительный: в РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет
В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководителя.
Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.
1) Дебет 51 – Кредит 50. Запись допустима, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема – дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки – РКО и квитанция кредитной организации.
2) Если есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), то лучше делать проводку «Дебет 57 – Кредит 50». А когда деньги сданы в банк: «Дебет 51 – Кредит 57».
Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в расходном кассовом ордере при выдаче денег проводка «Дебет 51 – Кредит 50» окажется составленной на неверную сумму.
В заключение автор обращает внимание на то, как должен оформляться «расходник» на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя. Если он сам ведет кассовые операции и передает наличные в банк, то подойдет и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и бизнесменом, то есть использовать способ 3.
CТАТЬЯ Мартынюк Н.А., эксперта по налогообложению
«Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником»
«Главная книга» № 14 2013
Как отразить в бухучете сдачу наличных денег из кассы предприятия в банк? Напишите корреспонденцию счетов. Как заполнить графы «Кому», «Основание» и «Приложение» расходного кассового ордера?
Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.
Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.
В строке «Кому», укажите Ф.И.О. генерального директора. В строке «Основание» пропишите «сдача денежной средств для зачисления на расчетный счет». В строке «Приложение» указывать ничего не нужно, т.к. по строке «Приложение» необходимо указать прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.).
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендации «Системы Главбух »
Бухучет: сдача в банк выручки
При сдаче денег в банк в бухучете нужно сделать проводку:
Дебет 57 Кредит 50
При зачислении денег на расчетный счет делается запись:
Дебет 51 Кредит 57
При сдаче денег инкассаторам в бухучете нужно сделать проводку:
Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.
При зачислении денег на расчетный счет делается запись:
Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.
Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета , , ).
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления , составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя: о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет; о сроке, на который выдаются наличные деньги; его подпись; дата.
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Бембеева Марина,
эксперт «Системы Главбух»
Что это такое
Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов кассовой дисциплины , который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.
Обратите внимание , начиная с 1 июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО , РКО и кассовую книгу).
Бланк РКО (форма КО-2)
Расходный кассовый ордер (форма КО-2), действующий в 2019 году:
- cкачать бланк в формате word ;
- скачать бланк в формате excel .
Как заполнить РКО
Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата . Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
Блок «Дебет» :
В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса» ).
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.
В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.
В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.
В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.
В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).
Примечание : руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.
Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.
При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.
Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.
Обратите внимание , в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.
Образцы заполнения РКО в 2019 году
Ниже представлены образцы заполнения бланка расходного кассового ордера в 2019 году: